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個人情報保護方針と取扱いについて

三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社の個人情報保護方針と取扱いについて

プライバシーポリシー

弊社は、マンション管理業務等を通じてお客様の「個人情報」をお預かりしておりますが、情報管理に対する企業の社会的責任は極めて高いものとの認識に立ち、従来から「個人情報」を適正に取り扱ってまいりました。

また、個人情報保護に関する弊社の基本姿勢とその取り扱い基準を明確化した、次の事項を含む個人情報保護方針を定め、これを実施し、かつ、維持することを宣言いたします。

当社の個人情報保護方針

  1. 弊社は、すべての事業で取扱う個人情報及び従業員等の個人情報の取扱いに関し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。さらに、個人情報保護のための組織及び体制を整備し、適正な管理方法で運用いたします。
  2. 弊社は、個人情報の取得、利用にあたっては、その利用目的を特定することとし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)はいたしません。また、目的外利用を行わないために、適切な管理措置を講じます。
  3. 弊社は、ご本人の同意を得ている場合、法令にもとづく場合等を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはいたしません。
  4. 弊社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談を受けた場合は、その内容について迅速に事実関係等を調査し、合理的な期間内に誠意をもって対応いたします。
  5. 弊社は、取得した個人情報を適切に管理するため、組織的・人的・物理的・技術的な安全対策措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に取り組みます。
  6. 弊社は、社会情勢・環境の変化を踏まえて、継続的に個人情報保護に関する組織及び体制、管理方法を見直し、個人情報保護への取り組みを改善していきます。

制定:平成20年4月1日
改正:平成25年4月1日

三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社

代表取締役  遠藤 一夫

[個人情報の開示等の請求、苦情に関するお問い合わせ窓口]

三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社 個人情報担当窓口
住所:北海道札幌市中央区北2条西4丁目1番地 札幌三井JPビルディング17階

 

個人情報の取扱いについて

1.基本方針

私ども三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社は、お客様の個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法令および社内規程等をすべての役員・従業者が遵守することにより、個人情報の適正な取り扱いと安全かつ確実な管理・運営に万全を尽くし、継続的に見直しを実施して、改善・向上を行います。

2.個人情報及び保有個人データを利用する目的

お客様の個人情報および開示対象個人情報を下記の目的に利用いたします。その他の目的で利用することはございません。

  1. お客様の情報
    取り扱う個人情報 個人情報の利用目的
    マンション管理業務で
    取り扱う個人情報
    • 管理業務遂行および警備、緊急事態対応のため
    • マンションライフに関する商品、サービスに関する情報をお知らせするため
    • お客様へのサービス向上を目的とするアンケート、各種統計処理の実施のため
    • お客様からのお問い合わせへの対応業務履行のため
    工事請負業務で
    取り扱う個人情報
    • お客様から受注した請負工事の遂行のため
    アフターサービス業務で
    取り扱う個人情報
    • マンションのアフターサービスの遂行のため
    管理費等代金決済サービス
    で取り扱う個人情報
    • 管理費等の収納業務遂行のため
    保険代理店業務で
    取り扱う個人情報
    • 損害保険の代理業に関する業務遂行のため
    三井不動産グループの商品
    ・サービス等提供業務で
    取り扱う個人情報
    • インターネット通販における会員管理のため
    • 商品の発送のため
    • サービスに関する情報をお知らせするため
  2. 採用希望者の情報
    取り扱う個人情報 個人情報の利用目的
    採用選考業務で
    取り扱う個人情報
    • ご応募いただいた方への必要な連絡や、書類送付のため
    • 採用のための選考や選考結果の通知のため
  3. 従業員の情報
    取り扱う個人情報 個人情報の利用目的
    従業員管理業務で
    取り扱う個人情報
    • 法令などに基づく義務の履行、官公庁、健康保険組合、年金基金への届出・報告のため
    • 給与、賞与の支払いに伴う義務のため
    • 雇用管理および人事労務管理のため

3.個人情報のご提供

当社が保有する個人情報は、法令に基づく場合等を除き、上記2.記載の利用目的の達成のために必要な範囲で、書面、郵便物、電話、電子メール等により、氏名・住所・マンション名・部屋番号・電話番号・緊急連絡先・クレジットカード情報(カード名義・カード番号・有効期限)等の所要項目について、入居者名簿等で同意をいただけた場合に以下の関係者に提供されます。

  1. 建物の売主、施工会社、分譲事業主
  2. 当社が指定する集金代行会社
  3. 三井不動産グループに属する会社

※三井不動産グループ会社とは、三井不動産株式会社および同社の有価証券報告書に記載されている同社の連結子会社を指します。

首都圏および中部・東北・関西・中国・九州エリアのお客様へ
  1. 同エリアにつきましては、弊社グループ管理会社各社の管轄となりますので、同エリアのお客様からのご相談・お問い合わせにつきましては、ご記入いただいた内容を、以下の各社に提供させていただくとともに、担当管理会社よりご回答させていただくことを予めご了承ください。
  2. 提供する場合は、書面、郵便物、電話、FAX、電子メール、電子媒体等を用いて行い、安全管理に十分に配慮して受け渡しを行うものとし、電子データを提供する場合は、暗号化する等必要な措置を講じて受け渡しを行います。

4.個人情報の取り扱いの委託

上記利用目的のために、お客様の個人情報について、その取り扱いを外部に委託する場合がございます。その場合には、個人情報の保護に十分な措置を講じている者を選定し、委託先に対して必要かつ適切な監督を行い、個人情報の保護の水準を担保いたします。

5.クレジットカード情報を含む個人情報の保存期間

区分所有者でなくなった期間より1年間

6.個人情報に関するお問い合わせ窓口

お客様は、弊社保有のお客様ご本人の個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下「開示等」という。)を請求することができます。また、その結果、当該情報に誤りがあった場合は、訂正、利用停止等の請求をすることができます。

個人情報の開示等の請求、苦情に関するお問い合わせ窓口
  • 三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社 個人情報担当窓口
  • 住  所  〒060-0002 札幌市中央区北二条西4丁目1番地 札幌三井JPビルディング
  • TEL  011-231-8822
  • 受付時間  平日 9:00〜17:30

個人情報開示手続きについてへ

なお、ご本人確認の資料をご提出いただくことがございますが、当該資料はご本人確認のために利用し、その他の目的で利用することは一切ございません。

個人情報の訂正、利用停止に関する窓口

担当のフロントマネージャー(営業担当者)もしくはライフサポーター(管理員)までご連絡ください。

7.個人情報の厳重かつ適正な管理

  1. 漏洩等を防止するため、最大の注意と必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
  2. 弊社のすべての役員・従業員に対して、社内規程に基づき、関係法令等の遵守ならびに個人情報保護に関する取り組みの意味と必要性を理解、共有するための教育・研修を実施し、必要かつ適切な監督を行います。
  3. 個人情報の漏洩等の不測の事態に備え、対応要領を用意し、万一の場合に迅速・的確に対応できるためのシステムおよび体制を整えます。

8.個人情報保護の運営体制

  1. 弊社の代表取締役が選任した「個人情報保護管理者(総務部長)」を三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社の個人情報の保護に関する統括責任者といたします。
  2. 「個人情報保護監査責任者」を選任し、弊社の個人情報の保護に関する関係法令・規程等が遵守され、また個人情報が適正な管理方法で運用されているか内部チェックを実施いたします。

以上